Papierrommel jouw ergste organize nachtmerrie?

Lijkt jouw huis op een ontplofte papierfabriek? Is er echt papier all over the place? Van stapels dagelijkse post tot boeken in verschillende stadia van lezen. Van tijdschriften, kranten, kinderwerkjes tot winkel- en dinerbonnen. Lijkt alles in één keer in de blauwe kliko smijten de enige uitweg?

No worries! Ik ga je uitleggen hoe dit papierprobleem nou voor eens en altijd aan te pakken!

We gaan eerst even wat dingen klaarzetten:

• Pennen/markers om notities te maken
• Post-its om papieren te labelen die worden gedelegeerd of gearchiveerd
• 2/3 bakken/dozen om te sorteren
• Shredder (niet aanwezig? Dan volstaat een doos om items te bewaren die moeten worden versnipperd)
• Recyclingbak
• Vuilnisbak

Let op: onthoud de magische regel: raak alles maar één keer aan! Elk stuk papier in dit proces moet dus in één keer worden behandeld. Anders gezegd: pak het papier op en beslis waar het thuishoort. Dus niet denken: hmm wat moet ik hiermee, ik leg het maar even tijdelijk daar bij de kat in het hoekje. Oké, nu heb ik de magische regel op 4 manieren uitgelegd, denk dat het zo wel duidelijk is.

Beslis of je het papierproject kamer voor kamer wilt aanpakken of dat je al het papier naar één kamer brengt.

Ben je er klaar voor?

Dan nu aan de slag!

Pak een papier en beslis in welke categorie het thuishoort. Je mg hieruit kiezen:

A.  Afval: Versnipper of Recycle

Papier onnodig of ongewenst? Weg ermee! Versnipper of recycle het.

Wanneer versnipperen? Als het om persoonlijke informatie gaat (met eventuele financiële gevolgen  bijvoorbeeld adres- of accountinformatie)

Weet je even niet of je een document moet bewaren of niet? Stel jezelf dan een paar vragen: Is dit een document dat gemakkelijk vervangen kan worden als dat nodig is? Hoe moeilijk is het te vervangen?

Als het moeilijk te vervangen is, archiveer het dan of bewaar het in een kluis.

En even over die berg met handleidingen die je bewaart (want misschien breekt de dag ooit aan dat je niet meer weet hoe de waterkoker werkt?): De meeste handleidingen zijn gewoon online beschikbaar. Zo, nu weet je wat je met die berg kunt doen, toch?

B. Delegeren

Hey wat fijn! Dit papiertje is niet van mij! Huppakee, snel naar de juiste persoon sturen. Tip: geef elke persoon een eigen kleur post-it en sorteer zo snel die hele stapel.

C. Actie: snelle actie of lange actie

Neemt de beslissing of actie meer dan 5 minuten in beslag? Leg het dan in de ‘lange actie’ bak. De rest handel je meteen af: stuur een reactie, betaal de rekening, stop die coupon in je portemonnee. Bang om die coupon vervolgens weer te vergeten? Doe dan wat ik doe: zet het op je online doorlopende boodschappenlijst. Zo is ie tijdens het shoppen altijd in zicht. Sowieso staan al mijn boodschappen (supermarkt en overige) en mijn niet-te-vergeten dingen in 1 app op mijn telefoon. Maar daar ga ik nog wel eens een blog over schrijven 😊

Keer terug naar de ‘lange actie’ bak wanneer je al je papieren hebt doorgenomen. Bekijk de items in deze actie bak om te schatten hoeveel extra tijd nodig is om de papieren te af te handelen en plan het in je agenda.

D. Archiveren

De eerste stap is om na te denken over een archiveringssysteem. Ja, dit klinkt heel zwaar. En nee, dat is het niet. Bedenk gewoon welke categorieën je handig vindt. Bijvoorbeeld: huis, auto, kids, belastingdienst. Gebruik online en offline (ja gewoon in die ordner) dezelfde categorieën, dat zoekt wel zo makkelijk.

Als je helemaal geen papieren wilt bewaren, is het een optie om je documenten te scannen. Sla ze vervolgens op je harde schijf op of zet ze in the cloud (Google drive, Dropbox etc.)

Garanties kun je het beste bij elkaar bewaren in een map. Met de verloopdata er duidelijk op vermeld. Zo kun je ze gemakkelijk vinden.

Jippie, Het papierprobleem is nu opgelost!

Maarrrr….zoals met alles is voorkomen beter dan genezen. Dus: hoe zorg je ervoor dat je dit hele proces niet à la Groundhog Day keer op keer moet herbeleven?

• stop het papier VROEG in het proces
  • Plak een ‘geen reclame’ sticker op je brievenbus.
  • Kijk eens kritisch naar je abonnementen: kan de krant ook digitaal? Staat er nou echt elke maand iets nieuws in de Linda?
  • Zorg ervoor dat je bij aankopen niet per ongeluk de optie voor reclame zenden aanvinkt
• Als het proces zo makkelijk mogelijk verloopt, lukt volhouden het best. Dit zal je helpen:
  • Zorg voor een vaste plek waar al het inkomende papier naartoe gaat
  • Agendeer een vast tijdstip in de week waarop je die plek leeghaalt. Natuurlijk op de manier die je nu onder de knie hebt