7 tips om als een Boeddha die volle inbox weg te werken

Vakantiegeluk … dat gevoel dat je nog hebt terwijl je alweer languit Netflixend op je eigen bank ligt. Niets verstoort dit zo erg als op je eerste werkdag je overvolle inbox openen.

Op het ene moment ben je nog aan het nagenieten van de prachtige zonsondergang die je hebt gezien op je laatste avond. Het volgende moment scroll je door een overweldigend aantal ongelezen e-mails, wanhopig op zoek naar degene die je eigenlijk moet lezen. Waarom dacht je in hemelsnaam dat het oké was om überhaupt vakantie te nemen?

Maar het nemen van kwalitatieve tijd weg van kantoor – en weg van werkmail – is eigenlijk goed voor je. Het is goed voor je fysieke gezondheid, je mentale welzijn, en je productiviteit en creativiteit wanneer je daadwerkelijk weer aan het werk gaat.

En ja, er heeft ook iemand een studie naar gedaan: de Universiteit van Californië, Irvine, heeft aangetoond dat het checken van e-mails onze hartslag en stressniveau verhoogt – en dat slechts vijf dagen zonder e-mails ons objectief gezien rustiger maken.

De sleutel om snel een gezonde inbox terug te krijgen, draait om het plannen van je tijd en slim organiseren. Hier komen 7 tips om je inbox op te ruimen na de vakantie.

1. Stel een filtersysteem in voordat je vertrekt

Yep, daar heb je nu waarschijnlijk niks meer aan! Maar dan zit deze tip alvast maar in je hoofd voor jouw volgende vakantie:

Voordat je op vakantie gaat, stel je een hele reeks filters (ook wel regels genoemd) in die je inkomende e-mails in specifieke mappen sorteren zodra ze binnenkomen. Bijvoorbeeld, één filter plaatst alle e-mails die zijn verzonden door directe teamleden in een enkele map, zodat je die als eerste kan vinden en lezen. Ook filters die geautomatiseerde e-mails verwijderen die je niet hoeft te lezen, zoals dagelijkse updates, zijn superhandig

2. Manage verwachtingen met een automatisch antwoordbericht

Deze is al behoorlijk oud dus als deze nog niet in je systeem zit: begin daar de volgende keer onmiddellijk mee!

Wil je echt verwachtingen stellen voor mensen en tegelijkertijd je leven gemakkelijker maken wanneer je terugkeert? Voeg dan de volgende tekst toe (of iets in die richting):

‘Als je ervoor wilt zorgen dat je bericht zo snel mogelijk wordt beantwoord wanneer ik terugkom, stuur het dan opnieuw op [datum]. Ik raad aan om hiervoor de e-mailplanner te gebruiken om het nu in te plannen, terwijl je eraan denkt.’

Dit helpt niet alleen om verwachtingen te managen, maar het betekent ook dat de belangrijkste e-mails bovenaan je inbox staan wanneer je terugkomt.

Pro Tip: Laat je automatische antwoordbericht een extra dag aan staan terwijl je e-mails bijwerkt. Het helpt om de toestroom van maitjes op je eerste werkdag te minimaliseren.

3. Reserveer een ochtend om je inbox door te nemen op je eerste dag terug

Dus blokkeer voordat je weggaat deze ochtend in je agenda. Dan kunnen andere mensen ook geen afspraak inschieten terwijl jij onder die palmboom ligt.

4. Gebruik de Pomodoro-techniek om sneller door e-mails te gaan

Het is nu de hoogste tijd om toch echt te beginnen! Blijf productief door je te concentreren op die e-mails  en alleen op die e-mails. Wees wel realistisch over hoe lang je je kunt concentreren voordat je wordt afgeleid. Hier kan een timemanagementtechniek zoals de Pomodoro-techniek van pas komen.

De Pomodoro-techniek is een van mijn favoriete timemanagementtechnieken. Het is gebaseerd op periodes van afleidingsvrij werken gevolgd door korte pauzes. Om de tijd gemakkelijk bij te houden, kun je een bureaubladtimer gebruiken.

5. Begin bij de nieuwste mailtjes en werk zo door naar beneden

Als je geluk hebt, zijn de oudere mailtjes al door iemand opgepakt en hoef jij er niets meer mee! Lekker toch? Al lezend komen er mails voorbij:

• die actie vereisen, kost het minder dan 2 minuten om deze te beantwoorden? Meteen doen!
• Die actie vereisen, kost het meer dan 2 minuten? Verplaats de mail naar een map met bijvoorbeeld de naam ‘actie’ of ‘to do’. Plan tijd in je agenda om deze mails af te handelen als je hier aan het eind van de ochtend geen tijd meer voor hebt.
• Die je in het archief kunt zetten
• Die je meteen kunt verwijderen.

Let op: verwijder en archiveer genadeloos!

Sommige mensen bewaren spullen eindeloos – die jaren ’80 broek voor dat je-weet-maar-nooit-feestje dat nooit gaat plaatsvinden.

Het is hetzelfde met e-mails. Veel mensen hebben een rare band met e-mails alleen omdat ze bang zijn om ze los te laten – dat wil zeggen, verplaatsen naar een map, archiveren, of (ja ja living on the edge!) verwijderen.

6. Probeer niet op alles te reageren

Ja, ik weet dat het verleidelijk is om altijd de meest behulpzame en perfecte versie van jezelf te zijn. Toch is het belangrijk voor je inbox (en ook voor je geestelijke gezondheid) om e-mailberichten niet te zien als kostbaar, maar als vergankelijk.

Er is gewoon geen manier waarop je in staat zult zijn om op elke e-mail die in je inbox arriveert te reageren – laat staan om ze allemaal te lezen. Dit geldt vooral wanneer je terugkomt van vakantie en te maken hebt met honderden ongelezen e-mails.

Dus archiveer e-mails. Verwijder ze. Wat je ook doet, reageer niet op alles

Houd hierbij het PIEP-systeem in je achterhoofd: zolang er niemand piept dat jij niet op een mail hebt gereageerd, is er meestal niets aan de hand.

7. Onthoud: een volle inbox is onvermijdelijk nadat je wat tijd voor jezelf hebt genomen

Je hoeft je er niet door te laten overweldigen. Je moet er gewoon op voorbereid zijn. Stel die automatische antwoordberichten, maak filters om je binnenkomende berichten duidelijker te organiseren en blokkeer tijd op je eerste werkdag om je inbox op te schonen. Als het tijd is om in te gaan op al die ongelezen e-mails, vertrouw dan op je instincten en wees meedogenloos in het archiveren en verwijderen.

Tot die tijd, ontspan en geniet nog even van die welverdiende vakantie 😊